Libros que deben llevar las sociedades
Las sociedades mercantiles deben llevar tres tipos de registros o libros, contables, mercantiles y fiscales.
Contables
El plazo para preparar los libros contables es de tres meses tras el cierre del ejercicio, y se deben presentar en el Registro Mercantil, por vía telemática, antes de que acabe el cuarto mes desde el cierre. No hay multas por presentarlos fuera de plazo.
Inventarios y cuentas anuales
El libro de inventarios y cuentas anuales deben presentarlo las sociedades y los autónomos en estimación directa del sector industrial, comercial o servicios.
Este libro comprende los siguientes documentos:
- Balance inicial.
- Balances de sumas y saldos de comprobación trimestral.
- Inventario de cierre de ejercicio.
- Cuentas anuales, que se componen de:
- Balance de Situación: informe sobre el patrimonio empresarial.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: informe de ingresos, gastos y resultado del ejercicio .
- Estado de cambios en el patrimonio neto: Información sobre la variación del patrimonio.
- Memoria: explicación y detalle de los anteriores.
- Estado de flujos de efectivo (si corresponde).
Diario
El libro diario recopila todos los movimientos económicos, día a día, de la sociedad.
Mercantiles
Libro de actas
El artículo 26 del Código de comercio obliga a las sociedades a documentar los acuerdos de la Junta General y del Consejo de administración.
El libro de actas debe legalizarse antes de recoger en él alguna acta.
Las actas deben cumplir con los requisitos establecidos por el artículo 97 del Reglamento del Registro Mercantil y deben contener:
- Fecha y lugar de la celebración.
- Fecha, forma de convocatoria previa y puntos del orden del día
- Socios asistentes y/o representados, indicando el capital que representa cada uno de ellos.
- Resumen de los asuntos debatidos en la Junta
- Acuerdos adoptados indicando el número de votos a favor de cada acuerdo.
- Aprobación del acta.
Las actas notariales, si existen, también se integraran en el Libro de actas, así como las actas de decisiones del socio único.
Libro registro de socios
El libro registro de socios deben llevarlo las sociedades Limitadas y se debe hacer constar:
- La identidad de los socios o titulares de derechos.
- Las transmisiones de participaciones indicando el número de las mismas, el valor y los derechos que éstas otorgan a los socios.
Libro registro de acciones nominativas
El libro registro de acciones nominativas deben llevarlo las Sociedades Anónimas y debe contener:
- La denominación social de la empresa
- El número y valor de acciones
- Los derechos otorgados a los accionistas.
Fiscales
Las empresas sujetas al Impuesto del Valor Añadido deben llevar los siguientes libros:
- Libro de facturas emitidas.
- Libro de facturas recibidas.
- Libro de bienes de inversión.
- Libro de operaciones intracomunitarias.
Cada día es más complicado gestionar correctamente una sociedad mercantil, la complejidad crece cada año que pasa.
En lugar de caminar hacia la simplificación, vamos justo en sentido contrario, cada vez hay que rellenar más formularios, dar más datos y gestionar más información.
Sobrevivir en esta jungla de formalismo exige tener unos buenos asesores.